Cyclus haalt restafval en waardevolle grondstoffen op en levert deze af op de juiste plek in de keten. We doen dat efficiënt in opdracht van onze aandeelhoudende gemeenten en we creëren daarbij waarde op economisch, ecologisch en sociaal gebied. Hiervoor doen we graag zaken met partijen, die samen met ons een actieve bijdrage willen leveren aan de transitie naar de circulaire economie.
Het inkoopbeleid is leidend bij het zaken doen met leveranciers. Aan de basis van het beleid staan vier vertrekpunten:
We lichten onze inkoopaanpak hieronder nader toe.
Cyclus is aangemerkt als aanbestedende dienst en houdt zich aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zo geven we meer ondernemers een eerlijke kans op een overheidsopdracht of speciale sectoropdracht.
Bij inkoopprocedures boven de Europese drempelwaarden houden wij ons aan de beginselen van het Europees recht. We zorgen voor voldoende openbaarheid om concurrentie en onpartijdigheid te bevorderen. Criteria formuleren en passen we zodanig toe, dat alle potentiële inschrijvers gelijke kansen hebben. We sluiten aanbieders uit andere EU-landen niet uit op grond van hun nationaliteit. We stellen eisen die zowel noodzakelijk als passend zijn voor de opdracht. En we doen graag zaken met partijen uit de regio.
Bij inkoopprocedures onder de Europese drempelwaarden hanteert Cyclus afhankelijk van de marktsituatie drie aanbestedingsvormen: enkelvoudige onderhandse aanbesteding, meervoudig onderhandse aanbesteding en nationale aanbesteding.
Cyclus borgt in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten de optimale beheersing van kosten en kwaliteit. Aanbestedingen met betrekking tot grondstoffen vallen onder verantwoording van de grondstofmanager. Overige producten en diensten kopen we gecoördineerd in. We hanteren passende selectie- en gunningcriteria, voeren contractbeheer en -management en monitoren leveranciersprestaties. De inkoper is verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. De besluitvorming voor het aangaan van verplichtingen is geregeld in een mandateringsregeling voor verschillende functionarissen.
Voor het overgrote deel van terugkerende inkoopuitgaven met een cumulatieve waarde van € 5.000 of meer per jaar sluiten we raamovereenkomsten af. Aanbestedingen hoger dan € 500.000 worden voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. In de statuten is vastgelegd dat investeringen boven € 1.000.000 worden vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, net als overeenkomsten boven de €4.000.000 en het verbreken van overeenkomsten met een looptijd langer dan zeven jaar.
De aandeelhoudende gemeenten van Cyclus hebben zich ertoe verplicht om vanaf 2015 100% duurzaam in te kopen. Daarbij is er naast de economische aspecten extra aandacht voor milieuaspecten (zoals de uitstoot van broeikasgassen minimaliseren, zuinige apparaten gebruiken en gebruikmaken van duurzame energie) én sociale aspecten (zoals minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden, het terugdringen van kinderarbeid en het inzetten van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt). Eén en ander is bekrachtigd in het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020. De uitgangspunten van dit manifest zijn leidend voor Cyclus. Voor de praktische uitwerking maken we gebruik van export-bronnen zoals Pianoo.
Om mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt een kans te bieden, is sociaal rendement een voorwaarde in aanbestedingen van Cyclus, Dit kunnen mensen zijn met bijvoorbeeld een WW, WWB of WSW uitkering. Om in aanmerking te komen voor een opdracht middels een Europese aanbesteding vraagt Cyclus de opdrachtnemer een deel van de loonsom te besteden aan de inzet van mensen die zelfstandig minder snel aan een baan komen. Per aanbesteding wordt bepaald welk percentage van de loonsom (minimaal 5%) gehanteerd wordt als minimum.
Cyclus bundelt kennis, kunde en energie in de regio. Om op dit niveau coöperatieve initiatieven te ontplooien die bijdragen aan het realiseren van de circulaire economie. En om een positieve impuls te geven aan de werkgelegenheid. Daarom werken we graag samen met leveranciers uit de regio. Dit betekent dat we lokale aanwezigheid waar mogelijk een dominante plek geven in de gunningscriteria.
De selectiecriteria van Cyclus zijn proportioneel, objectief en eenduidig. We onderscheiden drie criteria:
Cyclus hanteert soms ook enkele facultatieve uitsluitingsgronden waarop zij inschrijvers kan uitsluiten, zoals faillissement, een ernstige beroepsfout, prestaties uit het verleden (past performance) en het afgeven van valse verklaringen.
De gunningscriteria van Cyclus bepalen welke aanbieding in aanmerking komt voor daadwerkelijke gunning van een opdracht. We onderscheiden twee criteria:
De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI): met verschillende subcriteria zoals kwaliteit, prijs, duurzaamheid met elk een bepaalde weging.
In de inkoopvoorwaarden zijn zaken geregeld zoals betaling, garantie, aansprakelijkheid en ontbinding. Cyclus hanteert altijd onderstaande inkoopvoorwaarden verdeeld per toepasselijkheidgebied:
Daarnaast zijn de volgende juridische kaders van toepassing: