Inkoopbeleid Cyclus

Cyclus haalt restafval en waardevolle grondstoffen op en levert deze af op de juiste plek in de keten. We doen dat efficiënt in opdracht van onze aandeelhoudende gemeenten en we creëren daarbij waarde op economisch, ecologisch en sociaal gebied. Hiervoor doen we graag zaken met partijen, die samen met ons een actieve bijdrage willen leveren aan de transitie naar de circulaire economie.

 

Het inkoopbeleid is leidend bij het zaken doen met leveranciers. We lichten onze inkoopaanpak hieronder nader toe.

Aanbesteden

Cyclus is aangemerkt als aanbestedende dienst en houdt zich aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. 

Bij inkoopprocedures boven de Europese drempelwaarden houden wij ons aan de beginselen van het Europees recht. We zorgen voor voldoende openbaarheid om concurrentie en onpartijdigheid te bevorderen. Criteria formuleren en passen we zodanig toe, dat alle potentiële inschrijvers gelijke kansen hebben. We sluiten aanbieders uit andere EU-landen niet uit op grond van hun nationaliteit. We stellen eisen die zowel noodzakelijk als passend zijn voor de opdracht. En we doen graag zaken met partijen uit de regio.

Bij inkoopprocedures onder de Europese drempelwaarden hanteert Cyclus de volgende aanbestedingsvormen: enkelvoudige onderhandse aanbesteding en meervoudig onderhandse aanbesteding.

Kwaliteit

Cyclus borgt in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten de optimale beheersing van kosten en kwaliteit. Aanbestedingen met betrekking tot grondstoffen vallen onder verantwoording van de grondstofmanager. Overige producten en diensten kopen we gecoördineerd in. We hanteren passende selectie- en gunningcriteria, voeren contractbeheer en -management en monitoren leveranciersprestaties. De inkoper is verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. De besluitvorming voor het aangaan van verplichtingen is geregeld in een mandateringsregeling voor verschillende functionarissen.

Aanbestedingen hoger dan € 500.000 worden voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. In de statuten is vastgelegd dat investeringen boven € 1.000.000 worden vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, net als overeenkomsten boven de €4.000.000 en het verbreken van overeenkomsten met een looptijd langer dan zeven jaar.

Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit daadwerkelijk leidt tot levering van duurzame producten, diensten en werken.

Cyclus is voor een belangrijk deel afhankelijk van de prestaties van haar leveranciers. Het streven naar duurzaamheid stopt niet bij Cyclus zelf. Cyclus neemt de doelstellingen serieus en zal bij iedere aanbesteding de van toepassing zijnde eisen stellen aan haar leveranciers. Per product, dienst of werk verschilt het welke criteria er mogelijk zijn.

Duurzaam inkopen zal moeten volgens de meest recente of komende ESG/CSRD wetgeving. Denk hierbij aan de CO2-meet- en rapportageverplichting, een leverancier moet zover van toepassing, in staat zijn hierover onderbouwde data hierover aan te kunnen leveren. Deze impact zal waar nodig bij aanbestedingen meegenomen worden als gunningscriterium.

Sociaal rendement

Om mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt een kans te bieden, is sociaal rendement een voorwaarde in aanbestedingen van Cyclus, Dit kunnen mensen zijn met bijvoorbeeld een WW, WWB of WSW uitkering. Om in aanmerking te komen voor een opdracht middels een Europese aanbesteding vraagt Cyclus de opdrachtnemer een deel van de loonsom te besteden aan de inzet van mensen die zelfstandig minder snel aan een baan komen. Per aanbesteding wordt bepaald welk percentage van de loonsom (minimaal 5%) gehanteerd wordt als minimum.

Lokale en regionale verbondenheid

Cyclus bundelt kennis, kunde en energie in de regio. Om op dit niveau coöperatieve initiatieven te ontplooien die bijdragen aan het realiseren van de circulaire economie. En om een positieve impuls te geven aan de werkgelegenheid. Daarom werken we graag samen met leveranciers uit de regio. Dit betekent dat we lokale aanwezigheid waar mogelijk een dominante plek geven in de gunningscriteria.

Inkoopvoorwaarden

In de inkoopvoorwaarden zijn zaken geregeld zoals betaling, garantie, aansprakelijkheid en ontbinding. Cyclus hanteert altijd onderstaande inkoopvoorwaarden verdeeld per toepasselijkheidgebied:

  • Diensten: ARVODI laatste versie
  • IT- dienstverlening: ARBIT laatste versie
  • Leveringen en overige zaken: ARIV laatste versie

Daarnaast zijn de volgende juridische kaders van toepassing:

  • Europese richtlijn 2014/23 & 24/EU
  • Gewijzigde aanbestedingswet 2012 (mutatie 1 juli 2016)
  • Burgerlijk Wetboek (contractenrecht)